Protection des données des tiers
Préambule
Le groupe SOFINORD, dont ARMONIA est une division, (ci-après « le Groupe »), attache une importance essentielle à la protection des données personnelles traitées dans le cadre de ses relations avec ses clients, fournisseurs, prestataires, bailleurs, partenaires et plus généralement l’ensemble des tiers.
Le Groupe agit dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés modifiée, et s’engage à assurer un niveau de protection adapté conformément à la réglementation applicable et aux principes de gouvernance internes en matière de protection des données personnelles.
Responsable de traitement
ARMONIA – Groupe SOFINORD
2 rue du Capitaine Scott
75015 Paris
agit en qualité de responsable de traitement pour les opérations décrites dans le présent document.
Données personnelles collectées
Selon la nature de la relation, ARMONIA peut être amenée à traiter des données d’identification et de contact (nom, prénom, adresse professionnelle, adresse email, numéro de téléphone, fonction), des données administratives, contractuelles et financières (coordonnées bancaires, documents nécessaires à la facturation ou au paiement, numéros d’identification légale), des données issues des échanges professionnels (correspondances, devis, commandes, informations opérationnelles), ainsi que des données nécessaires au respect d’obligations réglementaires ou de conformité (notamment dans le cadre de procédures de vérification d’identité des représentants légaux ou des bénéficiaires effectifs lorsque cela est requis par la réglementation applicable).
Pour garantir la sécurité de ses systèmes d’information, ARMONIA peut également traiter des données techniques telles que des journaux de connexion, des traces d’accès et des événements techniques.
Finalités, bases légales et durées de conservation
Gestion précontractuelle
Description : Sélection des fournisseurs, réponses aux appels d’offres, échanges initiaux
Base légale : Mesures précontractuelles
Durée de conservation : 3 ans après dernier contact
Exécution des relations contractuelles
Description : Suivi des prestations, commandes, livraisons, exécution des contrats
Base légale : Exécution du contrat
Durée de conservation : 6 ans après la fin de la relation commerciale (prescription)
Gestion administrative, comptable et financière
Description : Devis, facturation, paiements, opérations comptables obligatoires
Base légale : Obligation légale / exécution contractuelle
Durée de conservation : 10 ans (documents comptables)
Prospection professionnelle B2B
Description : Développement commercial, actions de prospection
Base légale : Intérêt légitime
Durée de conservation : 3 ans à compter du dernier contact
Due diligence et conformité
Description : Vérifications réglementaires, obligations de conformité
Base légale : Obligation légale / intérêt légitime
Durée de conservation : Durées légales applicables
Recouvrement et contentieux
Description : Relances, mise en demeure, procédures judiciaires
Base légale : Intérêt légitime / obligation légale
Durée de conservation : Jusqu’à extinction des voies de recours
Sécurité des systèmes d’information
Description : Prévention et détection des incidents, journalisation, supervision des accès
Base légale : Intérêt légitime / obligation légale
Durée de conservation : 12 mois maximum pour les logs techniques
Gestion des demandes adressées via le Site
Description : Traitement des demandes et messages reçus
Base légale : Intérêt légitime
Durée de conservation : 3 ans après dernier contact
Destinataires des données
Les données sont destinées aux services internes habilités d’ARMONIA (notamment les services commercial, exploitation, juridique, financier et direction). Elles peuvent être transmises à des prestataires intervenant pour le compte du Groupe (prestataires informatiques, comptables, financiers), ainsi qu’aux autorités légalement habilitées (commissaires aux comptes, autorités administratives ou judiciaires, organismes fiscaux ou sociaux).
Les tiers destinataires sont tenus à une obligation stricte de confidentialité et de sécurité conformément à la réglementation applicable.
Transferts hors Union européenne
Les données sont principalement hébergées dans l’Union européenne.
En cas de transfert en dehors de l’Union européenne, celui-ci est strictement encadré par les garanties prévues par le RGPD, notamment par la mise en place de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, par des mesures complémentaires appropriées.
Sécurité des données
ARMONIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles, incluant des dispositifs de sécurité réseau (pare-feu, segmentation des réseaux, accès sécurisés), des mécanismes de gestion des habilitations, des outils de supervision et de détection des incidents, ainsi que des mesures de chiffrement lorsque cela est nécessaire.
Des contrôles réguliers permettent de maintenir un niveau de sécurité conforme aux standards du Groupe et aux exigences réglementaires applicables.
Droits des personnes concernées
Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité, ainsi que d’un droit d’opposition pour des raisons tenant à leur situation particulière. Elles disposent également du droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur celui-ci, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès.
Pour toute demande relative à l’exercice de vos droits ou pour toute question relative à la protection des données personnelles : dpo@sofinord.com
Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) www.cnil.fr
Mise à jour
Le présent document pourra être modifié afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques. La version en vigueur est celle publiée sur le Site.