Politique de traitement des données personnelles
Préambule
Le groupe SOFINORD, dont ARMONIA est une division, (ci-après « le Groupe »), attache une importance essentielle à la protection des données personnelles traitées dans le cadre de ses activités de recrutement.
La présente Politique de traitement des données personnelles (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’expliquer de manière claire la nature des données collectées, les finalités du traitement, les bases légales applicables, les destinataires des données, les durées de conservation et les droits dont disposent les candidats.
Responsable de traitement
ARMONIA – Groupe SOFINORD
2 rue du Capitaine Scott
75015 Paris
agit en qualité de responsable de traitement pour les opérations décrites dans la présente Politique.
Données personnelles collectées
Dans le cadre d’un processus de recrutement, ARMONIA peut collecter des données d’identification et de contact telles que le nom, le prénom, l’adresse email, l’adresse postale et le numéro de téléphone.
Sont également traitées les informations relatives au parcours professionnel et académique, notamment le curriculum vitae, les diplômes, l’expérience professionnelle et toute information utile à l’appréciation de la candidature.
Les échanges intervenus avec les équipes (dates d’entretien, appréciations professionnelles, disponibilité, prétentions salariales) peuvent également être conservés.
Dans certains cas, des informations accessibles publiquement sur des réseaux professionnels peuvent être consultées. Lorsque des informations sensibles sont transmises de manière volontaire par un candidat, elles sont traitées dans le respect des garanties prévues par la réglementation.
Finalités, bases légales et durées de conservation
Gestion des candidatures
Description : Réception, sélection et analyse des profils ; échanges liés au recrutement
Base légale : Mesures précontractuelles / intérêt légitime
Durée de conservation : Durée du processus de recrutement si candidature non retenue
Organisation des entretiens et évaluations
Description : Analyse des compétences, entretiens et évaluations
Base légale : Mesures précontractuelles
Durée de conservation : Durée du processus de recrutement
Constitution d’un vivier de candidats (CVthèque)
Description : Conservation de profils pour de futures opportunités
Base légale : Consentement
Durée de conservation : 24 mois renouvelables avec confirmation du candidat
Préparation de l’embauche
Description : Vérifications et démarches nécessaires à l’établissement d’un contrat de travail
Base légale : Mesures précontractuelles
Durée de conservation : Durées légales applicables
Respect des obligations légales
Description : Vérifications imposées par la législation du travail, de l’immigration ou de la sécurité
Base légale : Obligation légale
Durée de conservation : Durées légales applicables
Sécurité des systèmes d’information
Description : Journalisation technique, supervision, prévention et détection des incidents
Base légale : Intérêt légitime / obligation légale
Durée de conservation : 12 mois maximum
Destinataires des données
Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein du Groupe, notamment les membres des équipes Ressources humaines, les managers participant au recrutement et, le cas échéant, les directions concernées par le poste proposé.
Elles peuvent également être transmises à des prestataires intervenant pour le compte d’ARMONIA, tels que les fournisseurs de solutions de gestion des candidatures ou les prestataires techniques en charge de l’hébergement et de la maintenance des systèmes d’information, ainsi qu’aux autorités légalement habilitées lorsque la réglementation l’exige.
L’ensemble de ces destinataires est soumis à une obligation stricte de confidentialité.
Transferts hors Union européenne
Les données des candidats sont hébergées au sein de l’Union européenne.
Si un transfert devait exceptionnellement être envisagé vers un pays situé hors de l’Union européenne, celui-ci serait réalisé dans le respect du RGPD grâce à la mise en place de garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, si nécessaire, des mesures complémentaires de protection. Les candidats en seraient informés préalablement.
Sécurité des données
ARMONIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles. Ces mesures incluent la gestion des habilitations, le cloisonnement des environnements, des dispositifs de sécurité réseau (pare-feu, segmentation, VPN, supervision des accès), ainsi que des mécanismes de détection et de prévention des incidents.
Des contrôles réguliers permettent de maintenir un niveau de sécurité conforme aux standards internes du Groupe.
Droits des candidats
Conformément à la réglementation applicable, les candidats disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité, ainsi que d’un droit d’opposition pour des raisons tenant à leur situation particulière. Elles disposent également du droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur celui-ci, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès.
Pour toute demande relative à l’exercice de vos droits ou pour toute question relative à la protection des données personnelles : dpo@sofinord.com
Les personnes concernées disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) www.cnil.fr
Mise à jour
La présente Politique pourra être modifiée afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques. La version en vigueur est celle publiée sur le Site.